Guide d'utilisation

Qui fait quoi

Le menu n'affiche que les écrans du rôle connecté. Un écran masqué reste interdit même si l'adresse est connue.

Le guide reste visible pour les trois rôles, et aussi avant la connexion.

Scénario — Mettre l'unité en service

1. Ouvrez l'application et connectez-vous avec le compte remis par l'administrateur.
2. Cochez Rester connecté seulement sur un poste qui vous est réservé.
3. Si un bandeau signale le mot de passe d'origine, changez-le dans Paramètres, puis Utilisateurs.
4. Dans Paramètres, indiquez le nom de l'unité, le téléphone, l'adresse, la devise, le nombre de décimales, le fuseau horaire et le texte du pied de reçu. Aucune taxe n'est calculée.
5. Préparez les listes dans Référentiels, puis les produits, puis le stock déjà présent, avant la première vente.

Scénario — Préparer les listes

Réservé à l'administrateur. Les valeurs se créent une fois, puis se choisissent dans les fiches. On ne les retape pas à chaque vente.

• Formats d'emballage : sachet, bouteille, bidon, ou le nom que vous utilisez.
• Unités de stock : l'unité comptée en production et en stock, par exemple « sachet ».
• Conditionnements de vente : pack, sac, caisse. Le facteur est le nombre d'unités de stock contenues. Un pack de 20 a le facteur 20.
• Catégories de clients : particulier, grossiste, revendeur, ou une autre catégorie.
• Modes de paiement : espèces, virement, mobile money. Le code technique ne change plus après la création. Le libellé, lui, se modifie.
• Catégories de dépenses : électricité, emballages, carburant, salaires, et les autres charges.

Pour ajouter une ligne, saisissez le nom puis Ajouter. Pour la modifier, changez le nom ou décochez Actif, puis Enregistrer.

Une valeur déjà utilisée par un produit, un client, une vente ou une dépense ne se supprime pas. Décochez Actif : elle disparaît des nouvelles saisies et reste sur l'historique. La renommer met à jour les fiches. Les ventes déjà imprimées gardent le nom et le facteur qu'elles avaient au moment de la vente.

Scénario — Créer un produit

Réservé à l'administrateur. Menu Produits et stock, bouton Nouveau produit.

1. Donnez le nom et un code SKU unique.
2. Choisissez le format et l'unité de stock dans les listes. Le volume, par exemple 50 cl ou 1,5 L, se saisit sur le produit.
3. Indiquez le prix de vente de l'unité de stock. Le coût de production est facultatif : il sert seulement à estimer une marge plus tard.
4. Indiquez le seuil d'alerte. Le produit passe en alerte quand le stock est inférieur ou égal à ce seuil.
5. Cochez les conditionnements de vente qui concernent ce produit, par exemple le pack. Le facteur affiché vient des Référentiels. Laissez le prix vide pour qu'il soit calculé (prix de l'unité × facteur), ou saisissez un prix de pack différent.
6. Laissez le produit actif, puis enregistrez.

Le stock de départ peut être saisi sur cette même fiche, une seule fois. Après cela, le stock ne se corrige plus à la main dans la fiche : il suit la production, les ventes et les ajustements.

Changer un prix ou désactiver un produit

Ouvrez Modifier sur la ligne du produit. Un produit inactif ne peut plus être produit ni vendu. Ses ventes passées restent visibles. Pour revoir aussi les produits inactifs, utilisez le lien en haut de la liste.

Scénario — Entrer le stock déjà en rayon

Réservé à l'administrateur. Produits et stock, onglet Stock initial.

1. Choisissez le produit.
2. Saisissez la quantité réellement présente, en unité de stock. Les quantités sont des nombres entiers.
3. Indiquez la date et un motif, par exemple « inventaire d'ouverture ».
4. Enregistrez. Le stock augmente de cette quantité, une seule fois pour ce produit.

Un second stock initial sur le même produit est refusé. La correction suivante est un ajustement.

Scénario — Casse, perte, péremption ou écart d'inventaire

Onglet Ajustement.

• Sortie retire du stock : casse, perte, produit périmé.
• Entrée ajoute du stock : l'inventaire physique a trouvé plus que le logiciel.

Le motif est obligatoire. Une sortie qui descendrait le stock sous zéro est refusée. L'historique des mouvements, onglet Mouvements, montre la date, le produit, le type, la quantité, le stock après l'opération, le motif et l'auteur. Rien ne modifie le stock sans laisser cette trace.

Alerte de stock bas

Un produit actif dont le stock est au seuil ou en dessous apparaît en orange dans la liste, sur le tableau de bord, et comme pastille sur le menu Produits et stock.

Scénario — Enregistrer la production du jour

Administrateur ou opérateur de production. Menu Production, Nouvelle production.

1. Choisissez la date et un produit actif.
2. Saisissez la quantité brute produite, puis la quantité rejetée, perdue ou abîmée. Le rejeté ne peut pas dépasser le brut.
3. La quantité qui entre en stock est le net : brut moins rejeté. Exemple : 10 produits et 2 rejetés ajoutent 8 au stock.
4. Le coût des intrants est facultatif. Il reste une note de production. S'il s'agit d'une facture payée, enregistrez-la aussi dans Dépenses.
5. Ajoutez une note si besoin, puis enregistrez.

La fiche affiche la référence, du type PROD-date-numéro, le brut, le rejeté et le net. Envoyer deux fois le même formulaire ne crée pas un second mouvement de stock.

Scénario — Annuler une production

Réservé à l'administrateur, depuis la fiche de la production. Indiquez le motif. Le net est retiré du stock, si le stock restant le permet. La fiche n'est pas effacée : elle passe au statut annulée, avec le motif. Une production déjà annulée ne peut pas l'être une seconde fois.

Scénario — Vendre au comptant

Administrateur ou opérateur de vente. Menu Ventes, Nouvelle vente.

1. Vérifiez la date et l'heure.
2. Choisissez Client comptant pour une vente sans compte.
3. Choisissez le produit, le conditionnement et la quantité. Le prix proposé est celui du produit. Vous pouvez le modifier pour cette vente.
4. Ajoutez une autre ligne si la vente contient plusieurs produits.
5. Le total se calcule seul. Pour un client comptant, encaissez la totalité : bouton Encaisser la totalité, ou saisissez le même montant.
6. Choisissez le mode de paiement et, si besoin, la référence du mobile money ou du bordereau.
7. Enregistrez. Le stock baisse tout de suite.

La vente reçoit un numéro VTE-date-numéro. Ouvrez-la puis Imprimer le reçu. Le reçu reprend les produits, les quantités, le total et l'encaissement.

Scénario — Vendre un pack, un sac ou une caisse

Sur la ligne de vente, choisissez le conditionnement, pas l'unité de base. Vendre 1 pack dont le facteur est 20 retire 20 unités du stock. La colonne « stock sorti » de la fiche de vente montre cette quantité.

Scénario — Vendre à crédit

Choisissez un client nommé, pas le client comptant. Saisissez le montant encaissé maintenant : tout, une partie, ou zéro. Le reste devient une créance. Le statut est Payée, Partielle ou À crédit.

Le client comptant ne peut pas partir avec un reste à payer. La vente est alors refusée.

Scénario — Le stock ne suffit pas

La vente est refusée et le stock ne change pas. Produisez, ajustez le stock, ou baissez la quantité. Vendre en dessous de zéro n'est pas permis.

Scénario — Accorder une remise

Le champ remise apparaît pour l'administrateur, et pour l'opérateur de vente seulement si Paramètres l'y autorise. La remise ne peut pas dépasser le sous-total. Sans cette autorisation, une remise supérieure à zéro est refusée et aucune vente n'est créée.

Scénario — Retrouver une vente

La liste se filtre par dates, numéro, client, produit et statut de paiement. Les ventes annulées restent dans la liste.

Scénario — Annuler une vente

Ouvrez la vente, indiquez le motif, puis Annuler la vente. Le stock des lignes est rétabli et les encaissements liés sont annulés. La vente et son numéro restent visibles, avec le motif. On ne l'efface pas, et on ne l'annule pas deux fois.

Scénario — Encaisser un solde plus tard

Administrateur ou opérateur de vente. Depuis la vente encore due, bouton Encaisser le solde, ou menu Paiements, Nouveau paiement.

1. Choisissez le client.
2. Pour viser une vente précise, choisissez-la. Le montant ne peut pas dépasser le reste de cette vente.
3. Sans vente précise, le montant est réparti sur les ventes les plus anciennes encore ouvertes, puis sur le solde d'ouverture s'il en reste.
4. Choisissez le mode, la date, et la référence si vous en avez une.
5. Enregistrez. Le paiement a son propre numéro. Il n'est pas confondu avec la vente.

Un paiement ne peut pas dépasser ce que le client doit encore. L'application ne crée pas d'avoir. Le client comptant n'a pas de compte : son encaissement se fait au moment de la vente.

Envoyer deux fois le même formulaire ne crée pas un second encaissement.

Scénario — Ouvrir un compte client

Administrateur ou opérateur de vente. Menu Clients, Nouveau client.

1. Saisissez le nom ou la raison sociale, le téléphone et l'adresse si vous les avez.
2. Choisissez la catégorie dans la liste des Référentiels.
3. Si le client devait déjà de l'argent avant l'utilisation du logiciel, saisissez ce solde d'ouverture et sa date. Il ne peut pas être négatif.
4. Enregistrez.

La fiche montre le solde dû, les ventes, les paiements et le relevé : solde d'ouverture, ventes, paiements, ajustements, solde de clôture. Le solde de clôture est le solde du compte.

Scénario — Corriger un solde

Tant qu'aucune vente, aucun paiement et aucun ajustement n'existe, le solde d'ouverture se modifie sur la fiche. Ensuite, il est figé. Utilisez Ajustement sur la fiche, avec un montant et un motif. Un ajustement qui rendrait le solde négatif est refusé.

Le client comptant reste actif. On ne lui met pas de solde.

Scénario — Noter une charge

Réservé à l'administrateur. Menu Dépenses, Nouvelle dépense.

1. Choisissez la date et la catégorie. Les catégories se gèrent dans Référentiels.
2. Décrivez la charge et saisissez le montant.
3. Indiquez le mode de paiement, le bénéficiaire et une référence de facture si vous les avez. Il n'y a pas de pièce jointe : la référence sert à retrouver le papier.
4. Cochez Déjà payée si l'argent est sorti. Décochez-la si la charge est seulement constatée.

La liste se filtre par dates et par catégorie. Les rapports distinguent les dépenses enregistrées et celles déjà payées.

Scénario — Annuler une dépense

Depuis la liste, annulez-la avec un motif. Elle reste visible, au statut annulée. Elle ne compte plus dans les totaux des dépenses confirmées.

Scénario — Lire la journée, la semaine ou le mois

Le Tableau de bord s'ouvre à la connexion. Choisissez Jour, Semaine ou Mois, une date, puis Afficher. Précédent et Suivant décalent la période. La semaine commence le lundi.

Selon le rôle, les cartes montrent la production nette, le brut, le rejeté, le chiffre d'affaires, les unités vendues, les encaissements, les créances et les dépenses du jour ou de la période.

Le chiffre d'affaires est le total des ventes confirmées. Les encaissements sont l'argent reçu. Ce ne sont pas les mêmes montants : une vente à crédit augmente le chiffre d'affaires sans augmenter la caisse. Les créances et le stock affichés sont la situation actuelle, pas seulement celle de la date choisie.

Le graphique compare le chiffre d'affaires et les encaissements. La liste du bas rappelle le stock et les alertes.

Scénario — Sortir un rapport

Menu Rapports. Choisissez l'onglet autorisé pour votre rôle, les dates, puis Filtrer.

• Ventes : total, nombre, répartition par statut de paiement, par produit et par client.
• Production : brut, rejeté et net, par période et par produit.
• Stock : stock actuel, alertes, ajustements et mouvements de la période.
• Synthèse, administrateur seulement : ventes, encaissements, créances, dépenses enregistrées, dépenses payées, et marge brute estimée.

La marge brute estimée apparaît seulement si chaque ligne vendue a un coût de production. C'est le chiffre d'affaires diminué du coût des unités sorties. Ce n'est pas un bénéfice net, et ce n'est pas la trésorerie.

Exporter CSV télécharge le rapport filtré. Le fichier s'ouvre dans un tableur. Le séparateur est le point-virgule.

Scénario — Ajouter une personne ou changer un mot de passe

Réservé à l'administrateur. Paramètres, puis Utilisateurs.

1. Créez la personne avec son nom, son e-mail, un mot de passe et son rôle.
2. Pour changer un mot de passe, ouvrez Modifier et saisissez le nouveau mot de passe deux fois. Laissez ces champs vides pour garder l'ancien.
3. Décochez Actif pour fermer un accès sans effacer l'historique.

Vous ne pouvez pas désactiver votre propre compte. Il doit toujours rester au moins un administrateur actif.

Ce que l'application refuse

• Produire ou vendre un produit inactif.
• Rejeter plus que la quantité produite.
• Vendre plus que le stock disponible.
• Laisser un reste à payer au client comptant.
• Encaisser plus que le dû, ou encaisser une vente annulée.
• Créer un avoir client, ou un solde d'ouverture négatif.
• Changer le facteur d'un conditionnement déjà vendu sur les ventes passées.
• Supprimer une vente, une production, un paiement ou une dépense confirmés. On les annule, avec un motif, et la ligne reste.
• Ajuster le stock sans motif, ou faire passer le stock sous zéro.
• Saisir deux fois la même opération en renvoyant le formulaire : la seconde tentative est ignorée.
• Ouvrir un menu qui n'est pas celui de votre rôle.

Un message rouge explique le refus. Corrigez la saisie et recommencez. Les messages verts confirment que l'opération est enregistrée.

Scénario — Conserver une copie des données

Sur le poste où l'application est installée, la personne qui l'administre lance la commande php artisan eau:backup depuis le dossier de l'application. La copie est déposée dans le dossier des sauvegardes. Pour la remettre en place, on arrête l'application et on remplace le fichier de base par cette copie. Le détail est dans le guide d'installation remis avec l'application.